Zeit zum Ernten
Die Universität Twente fungiert als Katalysator in High-Tech-Gemeinschaften und -Sektoren mit starken Verbindungen in verschiedenen Branchen und sozialen Bereichen. Die UT beteiligt sich an zukunftsweisenden, globalen Netzwerken und Programmen und manifestiert sich so als ausgeprägt unternehmerische Universität. Sie bietet mehr als 3.000 Mitarbeitern einen Arbeitsplatz, die zusammen jedes Jahr rund 13.000 Studierende ausbilden. Die UT unterhält ein aktives Netzwerk von mehr als 45.000 Alumni auf der ganzen Welt.
Umsetzung zu Zeiten von Corona
Seit dem 1. Januar 2021 arbeitet die Personalabteilung der Universität Twente (UT) mit der AFAS-Software. Mehr als ein Jahr später wurden beeindruckende Ergebnisse erzielt, aber das verlief nicht ohne Probleme. Die Einführung der neuen HRM-/Gehaltsabrechnungssoftware an der Universität Twente wurde durch Corona beeinträchtigt. Dadurch kam es manchmal anders als geplant. HR-Direktor Hans Oeloff und HR-Analytics-Berater Rens Brinkman können das nachvollziehen. Brinkman arbeitet in der HR Services-Abteilung der UT. Neben der Koordination der Fachleitung ist er auch für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und Managementinformationen verantwortlich. Er arbeitet seit 2000 an der UT. Sein Kollege Hans Oeloff kam 2015 als Studiendezernent an die Universität. Anfang 2020 wurde er zum Director HR ernannt, als die Vorbereitungsarbeiten für die Umsetzung vondie AFAS HRM/Payroll-Softwarewaren in vollem Gange. „Ich bin mit der Nase in der Butter gefallen.“
Cao als Standardteil
In der alten Situation verwendete die UT eine kombinierte ERP-Lösung für Finanzen und Personalwesen. Da sie sich am Ende ihres Lebenszyklus befand, begann die Universität bereits vor Jahren, über alternative Lösungen nachzudenken. Wieder zusammen mit Finance in einem Paket oder doch lieber das Beste für HR? Brinkman: „Diese Diskussion sprach sich für die zweite Option aus, weil wir das bestmögliche HR-Produkt wollten.“
Im Jahr 2019 veröffentlichte die UT eine (obligatorische) europäische Ausschreibung für den Kauf neuer Software; ein schwieriger Prozess, der viel Dokumentation erfordert. Letztlich bewarben sich drei niederländische Lieferanten um die Ausschreibung. Von diesen setzte sich AFAS durch. „In vielerlei Hinsicht war ihre ERP-Lösung für HRM und Gehaltsabrechnung den anderen um Längen überlegen“, sagt Brinkman. „Auch weil unser Gesamtarbeitsvertrag fester Bestandteil des Pakets ist, was für uns eine wichtige Voraussetzung war.“ Wir hatten eine Reihe von Demositzungen und haben das Produkt anschließend auch mit einigen Kollegen aus der Organisation getestet.“ Damit war die Entscheidung für AFAS endgültig und die Implementierung konnte Anfang 2020 erfolgen. Brinkman: „Unser Team aus fünf Funktionsmanagern hat gemeinsam mit den AFAS-Beratern die Umsetzung mit Begeisterung in Angriff genommen.“ „Wir waren drei Monate unterwegs und dann musste Corona-bedingt plötzlich alles online gehen.“
Selbstbedienung ist das Ziel
Die Herausforderung bestand dann darin, alle online dazu zu bringen, an der neuen Arbeitsweise teilzunehmen. Die Szenarien, die bereit waren, Studenten zu mobilisieren, die als eine Art Ersthelfer die Nutzer bei der Umsetzung unterstützen würden, könnten in den Papierkorb wandern. Glücklicherweise konnte weiterhin auf das Feedback eines breit besetzten Resonanzkreises zurückgegriffen werden. Darüber hinaus wurden mehrere Lehrvideos für Benutzer entwickelt. „Corona hat unsere Umsetzung vielleicht behindert, aber wir haben alle Hebel in Bewegung gesetzt, um unsere Leute in den Wandel einzubeziehen“, blickt Oeloff zurück. Auch die Zusammenarbeit mit AFAS verlief für ihn hervorragend. „Jeder hat hart gearbeitet, Knall, Knall, Knall, denn mit einem neuen System gibt es immer Probleme.“
Infolgedessen wurden einige ursprüngliche Ziele angepasst. „Wir wollten so viel wie möglichSelbstbedienungmit Mitarbeitern und Führungskräften“, blickt Brinkman zurück. „Davon sind wir ein wenig zurückgekommen, weil eine Menge Arbeit drohte, auf dem Teller der Manager zu landen.“ „Wir wollten es unseren Managern einfach machen, indem wir in der Personalabteilung substanzielle Unterstützung anbieten“, sagt Brinkman, der sagt, dass er immer noch bestrebt ist, längerfristig mehr Selbstbedienungsfunktionen in Betrieb zu nehmen, als dies derzeit der Fall ist.
Fortschrittlich und doch bewahrt
Oeloff: „Etwa im gleichen Zeitraum hörten wir Berichte von anderen Universitäten, die mit den gleichen Problemen konfrontiert waren.“ Die Leitung einer Universität ist recht kompliziert. Das erfordert viel vom Design eines Softwarepakets, zum Beispiel im Hinblick auf Berechtigungen.“ Das liege auch in der Natur der Sache, erkennt Oeloff. „Ich habe mein ganzes Leben lang in Wissensinstitutionen gearbeitet und überall sehe ich leidenschaftliche Mitarbeiter, die von ihrem Beruf besessen sind und immer eine starke Meinung parat haben.“ Diese Meinungen sind jedoch nicht immer einstimmig und das führt dazuauf unterschiedliche Wünsche, die sich zum Teil widersprechen. Oder sind manchmal nicht umsetzbar und das macht die Automatisierung an einer Universität anspruchsvoller als an anderen Institutionen.“
Brinkman erkennt sich darin wieder. „Als Universität sind wir in allen wissenschaftlichen Bereichen unglaublich innovativ. Aber wenn es so etwas gibtgroße SystemveränderungDann sind wir plötzlich nicht mehr so innovativ. Dann halten wir lieber fest an den alten Systemen fest. Das trifft manchmal auch auf mich selbst zu. Ich habe zum Beispiel den alten Urlaubsantrag absolut geliebt.“ Oeloff und Brinkman erkennen, dass es sich um einen Anpassungsprozess handelt, den jeder durchlaufen muss. Das bedeutet jedoch nicht, dass mehr als ein Jahr nach dem Go-Live keine ansprechenden Ergebnisse erzielt wurden.
Vertrauen statt Kontrolle fördert die Qualität
„Durch die Umstellung auf AFAS konnte die UT mehr als zwanzig andere Anwendungen auslaufen lassen“, sagt Oeloff. Dadurch ist die IT-Landschaft deutlich übersichtlicher geworden. Darüber hinaus trage die neue Software laut Oeloff zur Verwirklichung der Organisationsziele bei. „Ein Teil unserer Mission besteht darin, dass wir nach ‚Vertrauen statt Kontrolle‘ streben. In vielen Prozessen hatten wir teilweise bis zu sieben Kontrollschritte eingebaut, bevor eine Entscheidung getroffen werden konnte. Ziel war es, diese Zahl auf zwei zu reduzieren. Das hat sich in der Praxis bis auf wenige Ausnahmen gut bewährt.“
HRM-Software erleichtert das Onboarding
Auch das Onboarding neuer Mitarbeiter sei deutlich verbessert worden, betont Brinkman. „Auch dank der digitalen Vertragsunterzeichnung läuft dieser Prozess wie am Schnürchen. Lediglich neue Mitarbeiter in Ländern wie der Türkei und dem Iran müssen sich manchmal mit Anbietern auseinandersetzen, die SMS für die digitale Signatur nicht unterstützen. Dafür müssen wir uns dann einen Workaround einfallen lassen, aber ansonsten läuft es wie am Schnürchen. Das spart uns viel Zeit und vor allem Qualität.“
Auch die Tatsache, dass nun alle Mitarbeiter ihre vollständige Akte einsehen können, ist laut Brinkman ein Fortschritt. „Das Ergebnis ist, dass man mehr Fragen bekommt. Die Leute sehen Dinge im System und fragen sich: Warum ist das so?“ Laut Brinkman tritt ein ähnlicher Effekt ein, wenn Mitarbeiter sagen: „Na ja, wenn das möglich ist, dann ist es auch möglich?“ „Normalerweise ist das möglich, aber.“ die Fähigkeit, es sofort zu arrangieren. Da die Wunschliste immer länger wird, haben wir nun eine Stelle für einen Funktionsmanager ausgeschrieben.'
Benutzerfreundlichkeit als größter Vorteil
Was hat die Umstellung auf die neue HRM-/Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware für die UT ins Gleichgewicht gebracht? „Soweit wir jetzt sehen können, sparen wir im Support noch nicht an FTEs“, sagt Oeloff. „Die Arbeit hat sich von Programmierern zu Funktionsmanagern verlagert. Der tatsächliche Return on Investment liegt für viele Menschen vor allem in der Benutzerfreundlichkeit. Beantragen Sie Urlaub ganz einfach, mit oder ohne die Pocket App. Auf Knopfdruck erhalten Sie eine Arbeitgeberbescheinigung. Die Lohnabrechnung ist die gleiche. Das funktioniert alles sehr gut, deshalb hört man nicht oft darüber reden.“ Brinkman stimmt dem Kommentar zu: „Genau wie die Tatsache, dass wir die Gehälter im Jahr 2021 sauber und pünktlich gezahlt haben.“ Jeder hält das für normal.“ Zukünftige Ambitionen der UT sind die Einrichtung des Schulungsmoduls und des Interviewzyklus. Laut Brinkman wird seine Organisation im Laufe des Jahres 2022 von allen Anstrengungen profitieren. „Wir werden wirklich ernten.“
Möchten Sie mehr über die HRM/Payroll-Software von AFAS erfahren? Wir kommen gerne bei Ihnen vorbeiKontakt!